Como Fazer uma Planilha de Controle Financeiro Empresarial no Notion? (Na Prática)

Gerenciar as finanças de um empreendimento é um pilar essencial para o sucesso de qualquer negócio. Indiferente do tamanho da empresa, do microempreendedor ao empresário estabelecido, a habilidade de manter contas claras e bem organizadas é sem dúvida nenhuma um diferencial competitivo.

O processo de construção desse sistema abrange etapas fundamentais que vão desde a criação de bancos de dados de clientes, fornecedores e transações até a formulação de relações inteligentes e rollups que permitem um entendimento ampliado das finanças corporativas.

A estética também tem seu papel, não apenas para tornar o sistema atraente, mas para facilitar a leitura dos dados, possibilitando decisões baseadas em informações compreensíveis e atualizadas. Além de dar gosto de preencher (coisa importante para deixar as contas em dia).

A atenção aos detalhes pode definir a eficácia do controle financeiro em realizar sua função principal: fornecer insights decisivos que impulsionem o crescimento do negócio.

No vídeo abaixo é explicado o passo a passo completo de como fazer um controle , caso você queira ver o tutorial escrito, leia esse artigo até o final.

Criação do Template

Para estruturar um gerenciamento financeiro eficaz, iniciamos criando nosso template personalizado. O processo é intuitivo: começamos com a adaptação da visualização para um texto mais conciso e um aproveitamento total da largura da tela. No nosso tutorial preferimos por utilizar o modo escuro, mas isso pode ser alternado conforme a preferência do usuário através do atalho Ctrl+Shift+L.

Resumo da Estrutura

Passo 1: Estruturação da base de clientes

  • Tipos de dados:
    • Nome do Cliente: Adicionamos entradas como Cliente 1, Cliente 2, Cliente 3.
    • Data de Início: Data de entrada do cliente na empresa, formatada em dia/mês/ano e apresentada em um formato de 24 horas.

Passo 2: Inserção de fórmulas e propriedades

  • Fórmula Tempo de Contrato: Calcula o período que o cliente está associado à empresa. (“📆 ” + dateBetween(now(), Data de Início, “days”) + ” Dias”)

Passo 3: Base de Saídas Financeiras

  • Propriedades:
    • Categorias de Saídas: Exemplos incluem Fornecedor, Software, Contador.
    • Valores: Importância financeira das saídas, registradas e categorizadas.

Passo 5: Construção de Relações e Rollups

  • Relacionamento de Dados: Vínculo entre as entradas de receitas e a base de clientes correlacionando os pagamentos aos respectivos clientes.

Fazendo um Controle financeiro Empresarial do Zero

Para configurar de maneira eficiente o gerenciamento financeiro no Notion, é essencial começar personalizando a exibição para atender às necessidades específicas do seu negócio. Vamos começar ajustando as preferências de visualização no Notion para facilitar o acompanhamento das informações financeiras.

Inicialmente, altere o tamanho do texto para ‘Texto Pequeno’ e a largura para ‘Largura Total’, o que garantirá uma melhor visualização dos dados na tela.

Construção do Cadastro de Clientes

Ao desenvolver um cadastro de clientes em um sistema de controle financeiro empresarial, é crucial estabelecer um conjunto de atributos que possam estruturar de maneira eficaz as informações dos consumidores.

Com esse intuito, realizamos a inclusão de diversos campos (propriedades), como por exemplo, a Data de Admissão que indica quando o cliente foi incorporado à base de dados da empresa, registrando-se no formato dia/mês/ano e seguindo o padrão horário de 24 horas.

ClientesData de Admissão
Cliente 108/01/2024
Cliente 215/02/2024
Cliente 320/03/2024

Utilizar essa propriedade não somente facilita a organização cronológica dos clientes, mas também serve para agências e empresas de diversas naturezas que precisam rastrear o início das relações comerciais com seus clientes.

Fórmula do Período de Contrato

Implementar uma fórmula para determinar o Período de Contrato fornece uma valorosa métrica de duração do relacionamento com o cliente, permitindo a análise de indicadores vitais como o Valor do Tempo de Vida (Lifetime Value – LTV) entre outros.

Para obter a quantidade de dias desde a data de admissão até o presente, usamos uma fórmula que calcula a diferença entre a data atual e a Data de Admissão do cliente, resultando na duração em dias.

Fórmula: “📆 ” + dateBetween(now(), Data de Início, “days”) + ” Dias”

ClientesData de AdmissãoPeríodo de Contrato (dias)
Cliente 108/01/2024134
Cliente 215/02/202496
Cliente 320/03/202462

Essa estratégia nos permite ter um entendimento claro sobre a permanência de cada cliente na empresa, sustentando decisões mais informadas relacionadas à priorização de clientes e planejamento financeiro e operacional.

Construção de Outros Banco de Dados

Inserindo Atributos ao Banco de Dados de Transações

Primeiramente, já estabelecemos o banco de dados de clientes inserindo dados essenciais como nome e data de início do relacionamento, esta última informando a partir de quando o cliente começou a fazer negócios conosco. Utilizamos o formato de data brasileiro, fundamental para acompanhar a evolução dos contratos ao longo do tempo.

Adicionalmente, é vital incorporar uma fórmula que nos permita calcular o período de contrato com cada cliente. A fórmula utilizada calcula a diferença em dias entre a data atual e a data de início, fornecendo informações atualizadas sobre a duração dos contratos.

Depois, transitamos para a criação de um banco de dados de despesas, onde detalhamos elementos cruciais tais como fornecedores, softwares e contadores, ilustrando as diversas categorias de gastos. Atribuímos também uma propriedade de número para representar valores monetários, formatado em Real (R$), permitindo um controle preciso das saídas financeiras.

A relação entre as várias bases de dados se faz através de campos ‘relation’, que conectam os clientes às respectivas entradas de receitas, possibilitando a correlação entre os pagamentos recebidos e os clientes responsáveis.

Isto não apenas nos dá uma visão detalhada sobre qual cliente contribui mais para o faturamento, mas também serve para informar estratégias de priorização e atendimento. A seguir um exemplo da estrutura de dados para visualização e gestão das informações de saídas:

FornecedorSoftwareContador
R$ 3.000R$ 200R$ 350

Design e Estética

Para aprimorar o visual e a usabilidade do nosso controle financeiro empresarial, seguimos alguns passos essenciais para o usuário. Inicialmente, como já falamos, optamos por configurar o texto para um tamanho reduzido e expandir a largura total da visualização, o que proporciona uma clareza maior na hora de visualizar as informações na interface.

Além disso, colocamos Callouts (Textos em Destaque), com um títulos com espaçamento entre as letras.

Posteriormente, mudamos a capa e o ícone do template e finanlizamos adicionando um Widget de relógio.

Resumo das Databases:

  • Clientes: Lista clientes e a data em que iniciaram negócios com a empresa.
  • Saídas: Registra diferentes categorias de gastos (ex: fornecedores, softwares, serviços de contador) e seus valores em reais.
  • Entradas: Monitora o dinheiro recebido, possibilitando vincular cada entrada com um cliente específico.

Adicionalmente, calculamos o valor total pago pelo cliente ao longo do tempo.

Imagem Estilizada

Montagem da Base de Dados de Registros

Inclusão de Características na Base de Registros

Ao montar uma base de dados de registros para gerenciamento financeiro empresarial, iniciamos adicionando características essenciais. As propriedades fundamentais abrangem a identificação dos clientes, como “Cliente 1”, “Cliente 2” e assim por diante. Para cada cliente, incluímos a data de adesão à empresa, formatada em dia, mês e ano, e em um sistema de 24 horas. Essa data indica o início da parceria comercial. Introduzimos igualmente uma fórmula chamada “Tempo de Contrato”. Essa fórmula calcula o período em dias desde que o cliente começou a relação com a empresa, o que fornece uma visão clara da duração do contrato.

PropriedadeDescrição
Data de InícioData em que o cliente começou a relação com a empresa.
Tempo de ContratoCálculo em dias do período desde o início do contrato.

Relação entre Bases de Dados

Avançamos estabelecendo conexões entre as diferentes bases de dados. Criamos uma base chamada “Saídas”, para registrar transações como pagamentos a fornecedores, aquisições de softwares e honorários contábeis. A cada saída, associamos um valor monetário correspondente apresentado em reais.

Prosseguimos com a criação de uma base de “Entradas”, documentando os recebimentos. Seus principais atributos incluem a data de transação e o valor recebido. Para extrair o máximo de informações, vinculamos a base de entradas à base de clientes por meio de relações. Esta estratégia possibilita a identificação de quais clientes contribuem para o fluxo de entrada e permite análises mais profundas, como a contribuição financeira total de cada cliente.

Base de DadosRelacionamento
SaídasRegistra pagamentos e associa valores específicos às despesas.
EntradasDocumenta recebimentos e vincula cada transação a um cliente específico
ClientesArmazena clientes e é relacionado aos recebimentos (quem pagou).

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